Zo schrijf je een goede prompt als ambtenaar
Je vraagt AI: schrijf een memo met de volgende informatie. Er komt tekst terug. Op het eerste gezicht best netjes. Volledige zinnen. Logische alinea’s. Geen taalfouten. En toch weet je na drie regels al: hier heb ik niets aan. Te algemeen. Niet gemeentelijk. Geen bestuurlijke logica. Een tekst die overal had kunnen zijn en dus nergens echt bruikbaar is.
Dat is wat een zwakke prompt doet.
Het probleem zit niet in de tool
Veel mensen denken dat een prompt vooral een technisch trucje is. Een slimme formulering. Een paar goede woorden. Maar in gemeentewerk zit het probleem meestal ergens anders. Niet in de tool, maar in de context die ontbreekt.
Een memo voor een wethouder is geen samenvatting van feiten. Het is een bestuurlijk stuk. Dat verschil is groot.
Neem een memo over een onderwerp waarop de provincie druk zet vanuit toezicht. Wie dan alleen de feiten meegeeft, krijgt een vlak stuk terug. Terwijl de echte vraag vaak ergens anders zit. Wat betekent dit bestuurlijk? Hoe kijkt de provincie hier waarschijnlijk naar? Welke nuance moet de bestuurder kennen? En hoe voorkom je dat jouw eigen ergernis over de houding van een andere overheid in het memo doorsijpelt?
Dat zijn geen details. Dat is de kern.
Vier onderdelen die het verschil maken
Een bruikbare prompt begint daarom niet met de taak, maar met de situatie. Voor wie schrijf je. Waarom juist nu. Wat is bestuurlijk gevoelig. Welke stukken liggen er al. Wat is de stijl van de gemeente. Welke toon moet het memo hebben. Wat mag absoluut niet worden verzonnen.
De sterkste prompts hebben meestal vier onderdelen.
De eerste is de rol. Niet zomaar “schrijf een memo”, maar: schrijf als beleidsadviseur of bestuursadviseur bij een Nederlandse gemeente.
De tweede is de doelgroep. Niet “maak een tekst”, maar: schrijf een memo voor de wethouder.
De derde is de context. Welke druk ligt er op het dossier? Hoe lang loopt het al? Wat speelt er in de samenleving? Welke bestuurlijke stukken zijn al relevant? Welke reactie verwacht je van andere overheden of van de raad?
De vierde is de opdracht zelf. Wat moet de tekst doen? Informeren? Richting geven? Nuanceren? Voorbereiden op een gesprek? Hoe kort moet het zijn? Welke toon hoort daarbij?
Dat klinkt misschien als meer werk. In de praktijk bespaar je er juist tijd mee. Omdat je niet drie keer een generieke tekst hoeft weg te gooien.
De zin die veel ellende voorkomt
Er is nog een zin die bijna altijd helpt: gebruik alleen de aangeleverde informatie. Maak aannames expliciet. Geef aan wat niet uit de stukken valt af te leiden.
Die ene instructie voorkomt veel ellende. Geen verzonnen feiten. Geen bestuurskundige fantasie. Geen memo dat zelf een bestuurlijke werkelijkheid erbij bedenkt.
Bijsturen is het echte werk
En dan nog is het eerste antwoord zelden meteen goed. Dat hoort erbij. Prompten is geen eenmalige toverspreuk. Het is bijsturen. Maak het nuchterder. Minder ambtelijk. Scherper op het doel. Rustiger in toon. Voeg het bestuurlijke verschil tussen lof en werkelijkheid beter toe.
Goede prompts voelen daardoor minder als techniek en meer als iets anders: vooraf goed nadenken over wat je eigenlijk wilt zeggen, tegen wie en met welk doel.
Wie geen context meegeeft, krijgt een memo die overal had kunnen zijn.
